E-Mail-Marketing DSGVO-konform – So geht‘s

So langsam kann man die DSGVO, die in den kommenden Tagen in Kraft tritt, nicht mehr ignorieren. Egal ob in täglichen Newslettern, bei postalischen Mailings, überall liest man Schlagzeilen wie: „So werden Sie DSGVO-konform“. In den sozialen Netzwerken nimmt das Thema mittlerweile absurde Züge an. Geben Sie doch mal auf Twitter den #DSGVO ein… Sie wissen nicht, ob Sie Lachen oder Weinen sollen. Auf gut Deutsch: es herrscht Panik und die totale Verunsicherung.

Auch wir von AGNITAS mussten uns eingehend mit dem Thema DSGVO beschäftigen, insbesondere da wir als E-Mail-Dienstleister im Auftrag unserer Kunden sehr große Mengen an personenbezogenen Daten verarbeiten. Natürlich haben wir uns rechtzeitig mit dem Thema auseinandergesetzt und mit rechtlicher Unterstützung unser Unternehmen den neuen Anforderungen angepasst. Im Zuge dessen hat unser EMM auch ein paar zusätzliche Features erhalten, die wir Ihnen heute vorstellen möchten.

Der EMM erfasst E-Mail-Öffnungen und Link-Klicks der Empfänger standardmäßig personenbezogen. Die DSGVO fordert allerdings, dass Betroffene dem personenbezogenen Tracking widersprechen können. Daher müssen Sie dem Empfänger die Wahl lassen, ob seine Daten erfasst werden sollen oder nicht. Im EMM wurde hierfür das Systemprofilfeld „sys_tracking_veto” für einen Tracking-Widerspruch eingeführt. Dieses ermöglicht die Erfassung von statistischen, aber nicht von personenbezogenen Daten. Damit der Empfänger auch nachträglich widersprechen kann, empfehlen wir immer im E-Mail-Footer eine Checkbox zum Widerspruch zu integrieren. Alternativ ist auch ein Link zur Profilseite bzw. zum Preference Center mit einer Checkbox zum Abwählen möglich. Wenn das personenbezogene Tracking nicht wichtig ist, besteht auch die Möglichkeit dieses komplett abzuschalten. Eine nachträgliche Bereinigung der Datenbank um personenbezogene Daten ist natürlich möglich.

Mehr Infos finden Sie hier oder kontaktieren Sie direkt Ihren Kundenbetreuer.

Jeder Empfänger hat laut der DSGVO das Recht, eine Auskunft über die zu ihm gespeicherten Daten in maschinenlesbarer Form zu erhalten. Im Zuge dessen, haben wir für den EMM einen Auskunftsbericht entwickelt. Dadurch ist es im EMM möglich, mit nur einem Klick einen vollständigen Report für ein Empfängerprofil zu erstellen.

Um unnötigen Ärger zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen jedes Kundeneinverständnis und jede Änderung zu dokumentieren, insbesondere das Double Opt-in. So haben Sie bei Beschwerden immer einen Beweis, dass die Einwilligung rechtmäßig erfolgt ist. Um Sie darin zu unterstützen, haben wir die Möglichkeit einer Blindcopy-Adresse für Transaktionsmails geschaffen. Dadurch können Sie z.B. Ihre Douple Opt-in Mails einfach in ein dafür extra angelegtes Postfach fließen lassen und somit archivieren. Auf Wunsch stellen wir Ihnen auch ein Postfach herfür zur Verfügung. Damit haben Sie immer einen rechtssicheren Nachweis parat.

Mehr Infos finden Sie hier.

Aus der DSGVO geht hervor, dass nicht nur Newsletterempfängern der Zugang zu den eignen Daten gewährt werden muss, sondern dass Nutzerdaten generell exportierbar sein müssen. Diese Bedingung trifft auch auf das Aktivitätsprotokoll (User Activity Log) zu. In diesem werden die Arbeitsschritte der EMM-Nutzer protokolliert. Der EMM ermöglicht nun auch den Export dieser Daten.

Da AGNITAS bereits schon vor der DSGVO die höchsten Standards zum Datenschutz und zur Datensicherheit erfüllte, wie z.B. die Zertifizierung nach der ISO-Norm 27018:2014, waren keine weiteren Anpassungen im E-Marketing Manager nötig.

Außerhalb des EMM hat AGNITAS zusätzlich folgende Neuerungen bzw. Erweiterungen eingeführt:

• Dienstleistungsverzeichnis
• erweitertes Verfahrensverzeichnis
• neue Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Kunden
• neue Verpflichtungserklärungen für Mitarbeiter
• neue Datenschutzerklärung

Mit der Nutzung des EMM gehen Sie somit kein Risiko ein, Probleme im Zuge der neuen DSGVO zu bekommen. Ihrem E-Mail-Marketing nach dem 25. Mai 2018 steht also nichts im Wege.

Beachten Sie aber bitte, dass in Ihrem Unternehmen alle notwendigen Maßnahmen getroffen sind. So sollten Sie zum Beispiel Ihre Datenschutzerklärung in Bezug auf die Verarbeitung von Newsletterdaten ergänzen. Gegebenenfalls müssen auch noch Ergänzungen um Newsletter selbst vorgenommen werden. Beachten Sie hierfür unsere 7-Punkte-Checkliste.

Bei Fragen wenden Sie sich am besten direkt an Ihren Kundenbetreuer oder an unser Support-Team.