Welches E-Mail-Marketing-Tool ist das Richtige?

Mit Software-Lösungen ist es wie mit Klamotten – die Hose, die dem Kollegen passt, kann bei Ihnen furchtbar aussehen. Genau so verhält es sich auch mit E-Mail-Marketing-Tools: Die Lösung, die z.B. ein Partnerunternehmen nutzt, ist nicht unbedingt die Ideallösung für das eigene Unternehmen. Wenn Sie also gerade mit dem E-Mail-Marketing in Ihrem Unternehmen beginnen oder auf der Suche nach einer neuen Versandlösung sind, stehen Sie erst mal vor der Qual der Wahl, welches Tool am besten passt. Da Sie mit der Auswahl eines E-Mail-Marketing-Tools meistens eine langfristige Beziehung eingehen (Systeme sind in der Regel stark vernetzt, aufwendige Automationsprozesse etc.), sollten Sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen Tools nehmen. Nachfolgend erklären wir Ihnen worauf Sie achten müssen, damit Sie die richtige E-Mail-Marketing-Lösung für Ihre eigenen Bedürfnisse und Ansprüche finden.

Bevor Sie mit der Recherche beginnen, sollten Sie sich zunächst Gedanken machen, ob Sie spezielle Anforderungen an den Betrieb, die Datenhaltung und die Verfügbarkeit der Software haben. Denn dadurch fallen unter Umständen schon viele Anbieter bei der Auswahl des E-Mail-Marketing-Tools aus dem Raster.

Grundlegend unterscheidet man zwei Modelle, wie die Software betrieben werden kann:

Bei der Entscheidungsfindung dürfen neben dem Betriebsmodell natürlich der Funktionsumfang des Tools, Schnittstellen, Kosten und auch der Kundensupport nicht außer Acht gelassen werden.

Beim Funktionsumfang gibt es kein richtig oder falsch. Man kann nicht sagen, je mehr desto besser. Wichtig ist, dass das Tool zu Ihren individuellen Anforderungen passt. Deshalb lässt sich hier keine Empfehlung abgeben, was ein Tool mindestens erfüllen muss. Machen Sie sich zunächst Gedanken, welche Kampagnen Sie umsetzen möchten und was Sie dafür optimalerweise benötigen. Ein paar Fragen können Ihnen hier helfen, z.B.:

• Wollen Sie neben Marketing-Newslettern z.B. auch Transaktions-, Service-Mails oder Autoresponder versenden?
• Planen Sie, datumsgesteuerte Mailings zu versenden?
• Soll das Tool auch Trigger-Mailings versenden, z.B. Bestellbestätigungen etc.?
• Haben Sie regelmäßig wiederkehrende Anlässe, wie monatl. Rechnungen, Kontostände etc.?
• Soll das Tool auch andere Kanäle bedienen?
• Wie viel Individualisierung der Inhalte brauchen Sie?
• Wollen Sie aufeinander aufbauende Mail-Kaskaden realisieren?
• Welche Daten möchten Sie im Inhalt verarbeiten?
• Wie oft wird das Tool von wem bedient? (Lösung sollte zu den Fähigkeiten und Kapazitäten der Mitarbeiter passen)

Wenn man keine allzu hohen Anforderungen an den Funktionsumfang stellt, ist E-Mail-Marketing bereits ab Null Euro möglich. Wer eine On-Premise-Lösung bevorzugt, findet in einschlägigen Portalen (wie github.com oder sourceforge.net) geeignete Open-Source-Produkte. Bei sehr kleinen Verteilern mit einer geringen Versandfrequenz gibt es auch On-Demand-Anbieter, die kostenloses E-Mail-Marketing ermöglichen.

Bei schnell wachsenden Verteilern oder anspruchsvollen E-Mail-Kampagnen sollten Sie unbedingt genauer hinsehen, da diese „Low Budget“-Anbieter dann häufig sehr teuer werden oder Ihren funktionalen Anforderungen nicht mehr genügen und Sie am Ende den Implementierungsaufwand mit einem neuen Anbieter bald wiederhaben.

Hier sollte man sich im Vorfeld bereits Gedanken machen, welche Kampagnen man künftig realisieren möchte und welchen Funktionsumfang man mindestens benötigt. Und nicht zuletzt sollten Sie überlegen, wie wichtig Ihnen ein persönlicher Support ist. Schätzen Sie dabei auch die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und Kollegen realistisch ein, um intern eine breite Akzeptanz des Anbieters zu erhalten.

Bei der Tool-Wahl sollten Sie auch darauf achten, wo der Anbieter sitzt und wo sein Rechenzentrum liegt. US-Anbieter, müssen entweder das EU-US Privacy Shield oder die SCC (Standard Contractual Clauses) unterzeichnet haben, damit sie personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten dürfen. Da Datenschutzexperten die Gültigkeit der Abkommen mit den USA anfechten, ist es evtl. ratsamer, dem Risiko aus dem Weg zu gehen und auf europäische Anbieter zu setzen.

Das waren jetzt sehr viele Punkte, die man bei der Tool-Auswahl berücksichtigen sollte. Um am Ende in der Lage zu sein, eine Entscheidung zu fällen, empfiehlt sich folgendes (idealtypische) Vorgehen:

1. Am besten erstellen Sie zunächst eine Anforderungsliste und bewerten die einzelnen Punkte nach Wichtigkeit.

2. Erstellen Sie eine Longlist mit potenziellen Tool-Anbietern, die Sie z.B. durch Suchmaschinen-Recherche, Empfehlungen von Kollegen und Bekannten, über Messen oder Kongresse und auch aus eigenen Erfahrungen zusammengetragen haben.

3. Nach einer Vorauswahl auf Basis der Anforderungsliste erhalten Sie eine Shortlist.

4. Lassen Sie sich von den Anbietern, die in die engere Wahl kommen, eine Online-Demo und einen Test-Account des Tools geben. Eine Entscheidung trifft sich leichter auf Basis eigener Erfahrung.

5. Entscheiden Sie nun auf Basis von Hard Facts (Funktionsumfang, Kosten, Standort etc.) und Soft Facts (Kundenbetreuung, Usability, persönlicher Eindruck), welcher Anbieter am besten zu Ihnen passt.

Denken Sie dabei möglichst langfristig, denn wie Eingangs schon erwähnt, wechselt man E-Mail-Anbieter wegen der intensiven Vernetzung mit der vorhandenen Infrastruktur eher selten.