Der erfolgreiche Einsatz von automatisierten E-Mails im Marketing

Jeder, der im Marketing arbeitet, weiß, dass er nicht sein Leben lang ein und dieselbe Tätigkeit machen wird. Schon allein wer vor 10 Jahren in einer Agentur oder in einer Marketing-Abteilung gearbeitet hat, wird aus heutiger Sicht die damaligen Abläufe eher belächeln. Denn wie kein anderer Bereich ist das Marketing geprägt von einem beständigen Wandel und immer neuen Technologien und Möglichkeiten. Dabei sind neue Technologien nicht nur eine Herausforderung, mitzuhalten, sondern bieten vor allem die Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen und Aufwand zu minimieren. Ein Paradebeispiel hierfür sind automatisierte E-Mails im Marketing.

Denn hier lassen sich, mit relativ geringem Aufwand und geeigneter Software, ganze Prozesse komplett automatisieren. Natürlich ist es etwas Aufwand, automatisierte E-Mail-Marketing-Kampagnen zu erstellen – dieser amortisiert sich aber in der Regel vergleichsweise schnell. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag zeigen, warum es sich lohnt, automatisierte E-Mails im Marketing einzusetzen und bei welchen Mailings es sich besonders anbietet.

Der erste Schritt ist es, zu überlegen, welche Mailings überhaupt automatisiert werden können. Überlegen Sie sich also welche Art von Mailings immer wieder versendet werden müssen, ohne dass individuelle Inhalte notwendig sind oder alternativ, dass die Inhalte einem festen Schema folgen. Bei einem Online Shop lässt sich z.B. von der Anmeldung bis hin zur Retoure der gesamte E-Mail-Prozess abbilden und automatisieren. Auch wenn man keinen Shop betreibt, gibt es noch genügend Möglichkeiten, wie z.B. User-Onboarding-Kampagnen.

Für die erfolgreiche Umsetzung von automatisierten E-Mails sollte nicht nur das E-Mail-Programm betrachtet werden, sondern auch die anderen im Unternehmen integrierten IT-Systeme und Prozesse. Gerade bei ERP- und CRM-Systemen ist es sinnvoll, diese mit einzubinden bzw. diese für die entsprechenden Prozesse mit der E-Mail-Anwendung zu verbinden. Diese Verbindung ist z.B. die Voraussetzung für sogenannte Trigger-Mails. Diese automatisierten E-Mails werden durch ein bestimmtes Ereignis (in einem Fremdsystem) ausgelöst, z.B. es wird ein neuer Kunde im CRM angelegt und dieser erhält dann eine Willkommensmail. Für die erfolgreiche Vernetzung der Systeme kann durchaus die Hilfe der IT-Abteilung notwendig sein.

Der Interessent/Kunde meldet sich bei Ihrem Shop oder Ihrer Webseite an. Daraufhin werden die Daten in das CRM-System übertragen und lösen damit eine personalisierte Trigger-Mail aus, die aus der E-Mail-Anwendung versendet wird. Eine Woche später erhält der neuangemeldete Interessent/Kunde erneut eine automatische Mail, in der er hilfreiche Hinweise erhält, z.B. zu bestimmten Anwendungen. Nach drei Monaten könnte man diesem dann noch eine Umfrage schicken, wie zufrieden er mit den Angeboten und Leistungen ist. Diese vollautomatisierten User-Onbording-Kampagnen lassen sich nach Belieben anpassen und ausbauen.

Gerade bei Online Shops lohnen sich automatisierte E-Mails. Denn wer will schon jedem Kunden persönlich eine E-Mail schreiben, dass seine Bestellung eingegangen ist!? Diese Zeit kann weitaus besser genutzt werden. Durch eine Verknüpfung mit dem ERP-System wird eine personalisierte Benachrichtigung sofort nach der Bestellung ausgelöst und der Kunde hat zudem sofort Feedback, dass mit seiner Bestellung alles in Ordnung ist. Weiter geht es dann mit der automatisierten Versandbenachrichtigung, wenn das Paket versendet wurde, über eventuelle Retourbenachrichtigungen und Zahlungserinnerungen bis hin zur Umfrage, wie zufrieden man mit dem Produkt und der Kaufabwicklung ist. Das alles erfolgt komplett systemgesteuert und vollautomatisch.

Ein etwas anspruchsvolleres Szenario sind Produktempfehlungen. Wer einmal mühsam Kunden gewonnen hat, will diese natürlich behalten. Daher sollte jedes Unternehmen bemüht sein, die Interessen des Kunden zu kennen und die auf ihn bestmöglich zugeschnittene Werbung zu schalten. Um herauszufinden was den Kunden interessiert, benutzen Sie im besten Fall ein Tracking-Pixel, welches mit der Webseite verknüpft ist. Dieses erfasst, welche Produkte der Kunde sich zuletzt angesehen hat, ohne sie zu kaufen. Aus diesen Kundenpräferenzen wird dann eine automatisierte Mail mit diesen und ähnlichen Produkten generiert. Wenn ein Tracking nicht möglich ist, kann auch ein Newsletter auf Grundlage der bisherigen Bestellungen erstellt werden, in dem ähnliche Produkte, passendes Zubehör oder Produkte der bisher bestellten Marken präsentiert werden, natürlich vollautomatisch. Diese Empfehlungs-Mailings können sowohl immer dann versendet werden, wenn der Nutzer die Webseite besucht hat oder aber in bestimmten Abständen. Dabei sollte jedoch die Sendefrequenz beachtet werden. Es gibt Branchen und Kunden, welchen Sie dreimal pro Woche eine Empfehlung senden können, bei anderen sollte es nicht mehr als ein- bis zweimal im Monat sein. Auch für diese optimierte Versendung gibt es Automatisierungs-Lösungen.

Dies ist die einfachste Form von automatisierten E-Mails. Denn Autoresponder können Sie in den meisten Fällen ganz einfach in Ihrem eigenen E-Mail-Postfach einstellen oder z.B. in dem des Kundendienstes. Der Kunde bekommt so zumindest ein kurzes Feedback, dass sein Anliegen angekommen ist.

Ihr Kunde ist schon 1 Jahr Newsletter-Empfänger oder seit dieser Zeit Ihr Kunde? Dann belohnen Sie dessen Treue mit einer netten Mail und im besten Fall noch mit einem kleinen Gutschein.

Auch der Geburtstag des Kunden ist ein guter Anlass, sich mal wieder bei diesem ins Gedächtnis zu rufen. Ein kleines Geschenk kommt dabei übrigens immer gut an.

Sicherlich gibt es auch in Ihrer Empfängerliste Kunden, die nicht mehr aktiv sind. Versuchen Sie diesen Kontakt wieder aufzufrischen, damit Ihnen der Kunde nicht ganz verloren geht. Setzen Sie hierfür auf besondere Kaufanreize und Exklusivität. Als Auslöser dient in diesem Fall das letzte Kaufdatum. Sobald dieses eine bestimmte Zeitspanne, z.B. 6 Monate, erreicht, wird die Reaktivierungskampagne angestoßen.

Ein klarer Vorteil ist die Zeitersparnis bei automatisierten Mailings. Die Prozesse werden dadurch effektiver und effizienter gestaltet.

Der Kunde bzw. Interessent erhält ein direktes Feedback und nicht erst, wenn der Kundendienst oder zuständige Mitarbeiter wieder im Büro ist.

Die Mailings sind zudem ohne großen Aufwand personalisierbar und individuell.

Sie setzen dann an, wenn das Interesse oder die Aufmerksamkeit am höchsten ist.

Oder verhindern rechtzeitig das Abdriften eines Bestandskunden.

Sie sind weniger fehleranfällig als manuell angelegte Mailing-Kampagnen.

Automatisierte E-Mails bringen damit einen großen Mehrwert und vor allem Zeitersparnis für das Marketing. Bei kleinen Unternehmen geht es vielleicht eine gewisse Zeit ohne Automation, aber je mehr Ihr Unternehmen wächst, um so mehr Aufwand müssen Sie betreiben, um den Bestellungen, Anfragen und so weiter Herr zu werden. Daher rentiert es sich, einmal die Ressourcen für eine gute Automation zu investieren und dann können Sie sich auch beruhigt wieder anderen wichtigen Projekten widmen.

Wenn Sie Interesse daran haben, selbst die Vorteile der Automatisierung zu nutzen oder sich einfach über weitere Möglichkeiten zu informieren, dann melden Sie sich doch einfach bei uns. Unser E-Marketing Manager (EMM) bietet eine breite Palette an Automatisierungsmöglichkeiten an.

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