E-Mail-Lösungen für Behörden, GOs und NGOs

Genauso wichtig wie die Kommunikation nach innen, ist die nach außen, um mit allen wichtigen Interessengruppen im Austausch zu bleiben und Präsenz zu zeigen. Für Organisationen eignen sich Newsletter z.B. hervorragend, um Förderer und Sponsoren über neue Projekte zu informieren. Ebenso wichtig ist es aber auch, zu zeigen was mit den zur Verfügung gestellten Mitteln passiert und, dass diese auch entsprechend der Erwartungen eingesetzt werden.

Interessenten können Sie zudem über Ihre Webseite weiterführende Informationsmaterialien, wie Studien oder Whitepaper, bereitstellen. Nach einer Registrierung per E-Mail wird dem Interessenten dieses direkt zugesendet. Damit erweitern Sie Ihren E-Mail-Verteiler und Ihre Reichweite ohne größeren Aufwand.

Ein weiterer Einsatzbereich ist das Veranstaltungsmanagement. Sicher gibt es bei Ihnen auch die ein oder andere Veranstaltung, sei es, um neue Projekte vorzustellen, ehrenamtlichen Mitgliedern zu danken oder Sponsoren zu überzeugen. Nutzen Sie zum einen den E-Marketing Manager, um über das jeweilige Event zu informieren und profitieren Sie zum anderen vom Ticket-Management über den e-abo manager. Die Kombination der beiden Anwendungen ermöglicht Ihnen ein automatisiertes Management Ihrer Veranstaltungstickets. Auch Gutscheine für einen vergünstigten Eintritt und QR-Codes für die Ticketerfassung lassen sich einfach integrieren.

Bei Behörden spielt insbesondere die Kommunikation mit den Bürgern eine große Rolle. Hier lässt sich zum einen mit einem klassischen Newsletter arbeiten, für welchen sich die Bürger anmelden können und welcher dann als digitales Äquivalent zum klassischen Amtsblatt agiert und über Neuerungen jeglicher Art informiert.

Zum anderen ist bei Behörden die Kommunikation zu persönlichen Anliegen der Bürger existenziell. Zudem wünschen sich viele Bürger, Ihre Anliegen auch digital erledigen zu können, ohne auf die Öffnungszeiten des Rathauses, Bürgerbüros, Gemeindehauses oder jeweiligen Amtes angewiesen zu sein. So können Formulare und Dokumente – auch schon vorpersonalisiert – schnell und unkompliziert bereitgestellt werden. Aber auch bei Dokumenten mit längeren Wartezeiten, z.B. Personalausweis oder Reisepass, kann der EMM Inhouse unterstützen. Benachrichtigen Sie einfach per E-Mail, sobald das Dokument zur Abholung bereit ist. Das erspart dem Bürger Abfragen und Anrufe.

Sollte ein Termin vor Ort nötig sein, ist es z.B. möglich, eine digitale Terminvereinbarung mit in die Webseite der jeweiligen Behörde zu integrieren. Dies ist bei uns über den e-abo manager möglich. Der Bürger erhält dann automatisch eine Terminbestätigung mit einer Nummer und einem Link, der eine Absage oder Verschiebung des Termins ermöglicht. Auf Seiten der Behörde wird der jeweilige Termin erfasst und in den Kalender der Behörde integriert. Dem Bürger kann dann noch einen Tag vor dem Termin eine Erinnerungsmail gesendet werden, die zudem noch einmal die für den Termin benötigten Unterlagen aufführt. Win-Win-Situation auf beiden Seiten: Die Mitarbeiter der Behörde haben somit keinen zusätzlichen Aufwand und nehmen lediglich den Termin vor Ort wahr. Die Bürger freuen sich über weniger Wartezeiten, können ihre Termine einfach online vereinbaren und sind über alles Wichtige informiert.  Der E-Marketing Manager übernimmt somit die komplette Automation Ihrer Standard-Kommunikationsprozesse und entlastet somit Ihre Mitarbeiter.

Sicher gibt es auch in Ihrer Behörde oder Organisation wichtige Informationen und Mitteilungen, die an alle Mitarbeiter oder auch nur an einen Teil der Kollegen kommuniziert werden müssen. Hier sind Newsletter geradezu prädestiniert. So können Sie je nach Bedarf und Zielgruppe verschiedene Newsletterformate etablieren. Es kann z.B. einmal im Monat ein Newsletter erscheinen, der die wichtigsten Ereignisse und Neuerungen für alle Mitarbeiter zusammenfasst. Daneben könnte es ein Informationsschreiben geben, das nur Führungspersonen anspricht. Und ein weiteres Mailing, das sich je nach Bedarf einem bestimmten Mitarbeitersegment widmet. Wenn es z.B. zu einer Systemumstellung oder Prozessänderung kommt, werden nur die Mitarbeiter umfassend darüber informiert, die es tatsächlich betrifft. Die Mitarbeiter erhalten damit alle Informationen, die für Sie relevant sind, werden aber nicht mit persönlich unrelevanten Informationen belästigt. Aber auch informellere Verteiler sind denkbar – so könnte es einen Azubi-eLetter geben oder eine kostengünstige Mitarbeiterzeitschrift. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mehr Motivation, Bindung, Austausch und mehr Spaß bei der Arbeit.

Da es sich um ein Inhouse-System handelt, bleiben zudem alle Daten in Ihrer Hand und werden nicht an Drittanbieter übermittelt. Empfindliche Mitarbeiterdaten und Informationen bleiben somit geschützt und können nicht von außerhalb abgegriffen werden.