eLetter statt schwarzes Brett10 gute Gründe, warum eLetter die interne Kommunikation verbessern
Digitale Möglichkeiten zur internen Kommunikation kamen die letzten Monate verstärkt zum Einsatz. Bedingt durch die Pandemie hat das klassische schwarze Brett eher ausgedient. Das wird wohl auch bei einigen Mitarbeitern langfristig so bleiben, denn die Notwendigkeit ins Büro zu kommen, wurde bei vielen Unternehmen reduziert. Daher möchten wir Ihnen mit dem eLetter eine mögliche Alternative zum Büroaushang vorstellen. Newsletter sind nicht nur für die externe Kommunikation ein wirksames Mittel, sondern auch, um die eigenen Mitarbeiter zu informieren und zu binden.
Damit der interne Newsletter auch wirklich zu einem Erfolg wird und Sie von allen Vorteilen profitieren können, brauchen Sie eine geeignete Software dafür. Der AGNITAS EMM ist eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung, die Sie hierbei optimal unterstützt.
zum Download »Diese Vorteile bieten eLetter
Der Einsatz von eLettern hat viele Vorteile – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter. Konsequent und richtig eingesetzt entsteht daraus eine Win-Win-Situation für beide Seiten. Eine E-Mail gilt zudem als verlässliche Informationsquelle und wird auf allen Organisationsebenen genutzt.
1. Zielgerichtet
Einzelne Inhalte können mit dem EMM zielgruppenspezifisch versendet werden. So kann es z.B. spezielle Newsletter nur für Auszubildende oder bestimmte Funktionsbereiche geben. Dadurch können Sie auch häufiger und in kleineren Häppchen mit den Mitarbeitern kommunizieren. Gleichzeitig gewinnt der Inhalt an Relevanz, wenn der Empfänger nicht selbst die Punkte herausfiltern muss, die ihn auch wirklich betreffen.
2. Ortsunabhängig
Im Gegensatz zu einer gedruckten Publikation erreicht der eLetter zur selben Zeit auch Kollegen an anderen Standorten – egal, ob diese nur gerade im Homeoffice sind oder das Büro in Mexico oder Australien liegt.
3. Individuell und persönlich
Ein eLetter kann mit einem professionellen E-Mail-Versandtool personalisiert und individualisiert werden und bekommt so vom Empfänger eine erhöhte Aufmerksamkeit. Das unterstützt die Motivationswirkung eines Dankeschreibens oder eines Vorstands-Mailings zusätzlich.
Zudem kann durch eine Verschlüsselung des eLetters von extern niemand auf die Daten zugreifen. So können auch vertrauliche Informationen bzw. nichtöffentliche Informationen sicher kommuniziert werden.
4. Push statt Pull
Im Gegensatz zu vielen anderen Instrumenten ist der eLetter ein Push-Medium, kommt also zum Empfänger, ohne dass dieser aktiv werden muss. Gerade in der Informationsvermittlung kann er so eine erste Hürde überwinden, an der beispielsweise das Intranet öfters scheitert.
5. Flexibel und markenkonform
Die Design-Vorlage (der EMM bietet standardmäßig mehrere Templates an) des eLetters lässt sich mit wenigen Klicks anpassen und ist so stets mit den Vorgaben von Corporate Design und Identity in Einklang. Außerdem macht er auch auf dem Smartphone oder Tablet eine gute Figur – im Zeitalter des BYOD (Bring Your Own Device) und wachsender Mobilität ein wichtiges Plus. Im Gegensatz zu anderen digitalen Plattformen, beispielsweise den sozialen Medien, sind die Organisationen bei der Gestaltung des eLetters komplett autark.
6. Zusatznutzen Marketing-Tool
Die meisten Unternehmen, Behörden und NGOs nutzen Newsletter bereits standardmäßig für die Marketing- oder Servicekommunikation mit verschiedenen Stakeholdern. Die grundlegenden Mechanismen und IT-Lösungen sind also etabliert. Mit verschiedenen Verteilern bzw. Mailing-Listen kann man die interne und externe Kommunikation ganz einfach voneinander abgrenzen.
7. Stärkt die Bindung
Der interne Newsletter trägt durch regelmäßige Kommunikation und wertvolle Inhalte zur Motivation und Loyalität bei. Das stärkt die Mitarbeiterbindung und beeinflusst das Betriebsklima positiv. Der Mitarbeiter sieht sich dadurch mehr als Mitglied einer Gemeinschaft.
8. Zentraler Informationshub
Der eLetter kann als Zentrum für die interne Cross-Media-Kommunikation dienen. Als zentraler Informationshub kann er auf Themen hinweisen, die z.B. im Intranet ausführlicher behandelt werden. In einem eLetter können so mehrere Themen kurz und bündig zusammengefasst werden, so erhalten die Mitarbeiter einen schnellen Überblick über alle Themen und können sich gezielt weitere Infos dazu holen.
9. Ein eLetter informiert in Echtzeit
Durch das schnelle Medium gelangen Information über ganz aktuelle Themen und Entwicklungen sofort zum Mitarbeiter. Ob die Kommunikation mit den Mitarbeitern erfolgreich ist, lässt sich zudem anhand vielfältiger Kennzahlen messen. Langfristig können die Verantwortlichen dann auch die Effektivität steigern und die Motivation der Mitarbeiter durch die gelungene Ansprache fördern.
10. Dialogfördernd
Auf einen eLetter können die Leser direkt reagieren – Fragen zu bestimmten Themen oder Antworten auf Terminhinweise können so ohne Medienbruch übertragen werden. Im Gegensatz zu Chat-Tools lassen sich interne Newsletter bei Rückmeldungen auch besser steuern und kontrollieren und laufen dann nicht in die falsche Richtung oder ganz aus dem Ruder.
Für diese Anlässe eignen sich interne Newsletter
Die Anlässe für eLetter sind sehr vielfältig. Interne Newsletter können genau wie Marketing-Mailings automatisiert oder von Hand erstellt und versendet werden. Bei den Anlässen gibt es einige Überschneidungen mit der externen Kommunikation, aber der Inhalt sollte natürlich entsprechend angepasst sein. Mögliche Ideen finden Sie hier:
1. Jahrestage und Jubiläen
Als Jahrestage bieten sich zum Beispiel folgende Anlässe an:
- Geburtstag:
Gratulieren Sie Ihren Mitarbeitern automatisiert zum Geburtstag. So wird niemand vergessen. Die individuelle Note kann mit Hilfe von Platzhaltern, die sich aus dem Profil des Mitarbeiters befüllen, und zielgruppenspezifischen Bausteinen erreicht werden.
- Firmenjubiläum / Jahrestag:
Bedanken Sie sich für die Treue Ihrer Mitarbeiter und gratulieren Sie zu besonderen Jahrestagen.
- Namenstag:
Ihre Mitarbeiter freuen sich über eine nette Nachricht zum Namenstag oder eine kleine Aufmerksamkeit.
- Persönliche Ereignisse:
Auch persönliche Ereignisse wie Hochzeit oder Geburt eines Kindes können per eLetter aufgegriffen werden.
2. Unternehmensnews
Es gibt eine Vielzahl an Themen, die das Unternehmen und deren Mitarbeiter beschäftigt. Einen Anlass bieten für einen eLetter bieten z.B. folgende Themen:
- Personal: Offene Stellen, Vorstellung neuer Mitarbeiter, Ehrungen, Fortbildungsmaßnahmen
- Organisatorisches: neue Verantwortlichkeiten oder „Eine Abteilung stellt sich vor“
- Rechtliches und Formelles: Regeln am Arbeitsplatz, Änderung von Richtlinien, Protokolle oder Handbücher
- Bekanntmachungen: Umsatzzahlen, Termine, Organigramme oder Prozessbeschreibungen
3. Fach- und funktionsgebundene Nachrichten
Informieren Sie gezielt die betreffende Personengruppe zu bestimmten Themen. Anwendungsbeispiele:
- Azubis: Ausbildungspläne, Vertrauensperson, Blockunterricht und Ausbildungscamps
- Abteilungen: Themen, die ausschließlich eine Fachabteilung betreffen, z.B. Buchhaltung, IT, Callcenter oder Support
- Funktionen: Alle Themen, die das mittlere Management betreffen…
4. Ortsgebundene Nachrichten
Häufig sind Unternehmen auf verschiedene Standorte verteilt. Informieren Sie über regionale Veranstaltungen, Umbaumaßnahmen oder über das aktuelle Kantinenangebot an einem bestimmten Standort.
5. News zu Welttagen und Unterhaltsames
Der Veranstaltungskalender gibt viele Anlässe her, die man auch in der internen Kommunikation aufgreifen kann. Entweder der Weltfrauen- oder Männertag, der Tag der Umwelt etc. Auch ein Witz des Tages oder ein kleines Gewinnspiel anlässlich eines besonderen Anlasses lockert den Arbeitsalltag auf und verbessert das Betriebsklima.
6. Veranstaltungen
Für Veranstaltungen ist der interne Newsletter besonders gut geeignet. Sogar das Veranstaltungs-Management lässt sich dadurch vereinfachen. Von der Einladung über den Versand von Remindern und Teilnahmebestätigungen bis hin zu Event-Fotos im Nachgang ist alles möglich!
- Firmenfeiern: Weihnachtsfeier, Sommerfest, Tag der offenen Tür, Firmenjubiläum, Afterwork Party
- Teambuilding Events: Sportevents, gemeinsame Outdoor-Aktivitäten, Wettbewerbe und vieles mehr
- Veranstaltungen: Meetings, Messen, Kundenschulungen, Roadshows, Seminare oder verkaufsoffene Sonntage
7. Feiertage und andere Anlässe
Auch klassische Feiertage eignen sich sehr gut als Anlass für eLetter. Außerdem gibt es natürlich noch weitere Gelegenheiten, die Sie über eLetter kommunizieren können.
- Feiertage: Weihnachten, Neujahr, Ostern, Fasching – auch wenn es platt erscheint, freut sich die Mehrheit dennoch über ein paar nette Worte
- Sonstige Anlässe: Einmalige Bonuszahlungen für besonders erfolgreiche Geschäftsjahre, Learnings aus Negativsituationen z.B. Fensterschließen beim Verlassen des Gebäudes
So wird der interne Newsletter zum Erfolg
Bei der externen Kommunikation ist es selbstverständlich, die Empfänger korrekt und angemessen anzusprechen, man möchte ja keinen schlechten Eindruck hinterlassen oder gar als unprofessionel oder unseriös wahrgenommen werden. Auch bei der internen Kommunikation sollte es sich nicht anders verhalten.
1. Gepflegte Datenbank
Das A und O für einen gelungenen eLetter ist eine gepflegte Datenbank. Denn nur so können Sie die korrekte Ansprache Ihrer Mitarbeiter garantieren und Peinlichkeiten durch eine fehlerhafte Anrede vorbeugen. Wer seinen Finanzchef versehentlich mit ‚Sehr geehrte Frau Mustermann‘ anspricht, erntet zwar Lacher, aber von der unangenehmen Sorte. Genau deshalb ist es wichtig, den internen Newsletter korrekt aufzusetzen, um unnötige Patzer zu vermeiden.
2. Hohe Qualität
Auch ein interner Newsletter sollte qualitativ hochwertig sein. Besonderes Augenmerk sollten Sie auf folgende Punkte legen:
- Optik: eLetter an Mitarbeiter sollten optisch genauso ansprechend sein wie Newsletter an Kunden. Das transportiert auch eine gewisse Wertschätzung.
- Lesbarkeit & responsive Design: Die Texte sollten fehlerfrei und gut lesbar sein – auf allen Endgeräten.
- Inhalt: Für besonders hohe Response-Raten sorgen weiche Themen, z.B. ein Rückblick auf die letzte Firmenfeier. Natürlich gibt es auch ernstere Anlässe, aber es lassen sich ja auch unterschiedliche Themen gut in einem gemeinsamen eLetter kombinieren.
3. Datenschutz und -sicherheit
Sie wollen nicht, dass Mitarbeiterdaten über Server auf der ganzen Welt verteilt liegen? Dann setzen Sie auf eine Lösung, bei der die Daten im eigenen Rechenzentrum verwaltet werden.
Zudem sollten personenbezogene Informationen nicht via E-Mail ausgetauscht werden. Bei streng vertraulichen Daten empfielt es sich, zusätzlich auf eine entsprechende Verschlüsselung zu setzen.
4. Passende IT-Lösung
Es ist grundsätzlich möglich, einen eLetter aus dem persönlichen Postfach eines Mitarbeiters zu verschicken. Aber in der Regel sollte dafür ein eigenes Postfach mit Bounce-Filterfunktion verwendet werden. Und auch eine Empfängerliste in CC oder BCC ist nicht zu empfehlen. Denn das wirkt einfach unpersönlich und behelfsmäßig.
Professionelle E-Mail-Tools bieten weitaus mehr Möglichkeiten. Auch in Sachen Datenschutz und Verschlüsselung bringen diese bessere Voraussetzungen mit sich.
Unternehmen, Behörden, NGOs und andere Organisationen gehen mit der Wahl eines E-Mail-Marketing-Tools in der Regel eine langfristige Beziehung ein. Deshalb sollten sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl der passenden Software nehmen.
Hier finden Sie alle Infografiken in kummulierter Form zum Download oder Druck:
Über AGNITAS
AGNITAS bietet mit dem E-Marketing Manager (EMM) eine intuitive Marketing-Automation-Software für kreative Multi-Channel-Kampagnen via E-Mail, Web Push, SMS, Fax und Print. Die mehrfach ausgezeichnete Software erfüllt als Inhouse- oder SaaS-Lösung individuelle Datenschutzanforderungen und passt sich flexibel den Kundenbedürfnissen an. Von Open Source bis High End gibt es für jedes Budget die passende Variante.
Als Martin Aschoff das Unternehmen 1999 gründete, war AGNITAS ein Pionier des E-Mail-Marketings in Deutschland. Heute ist AGNITAS einer der renommiertesten und innovativsten Anbieter von hochwertiger Marketing-Automation-Software, die rund um die Welt zur kundenorientierten Kommunikation genutzt wird.
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