Erfolgreiche interne Kommunikation per Newsletter

Erfolgreiche Unternehmen verdanken ihren Erfolg nicht nur dem was sie tun, sondern auch dem wie sie es tun. Dazu gehören insbesondere die Mitarbeiter. Denn sind diese motiviert und fühlen sich im Unternehmen gut aufgehoben, trägt das erheblich zum Unternehmenserfolg bei. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob diese in einem Konzern, einem mittelständischen Unternehmen, einem Startup oder in einer Behörde arbeiten. Was erheblich dazu beiträgt, die Mitarbeiter für die eigene Unternehmung zu begeistern und daran zu binden, ist die Kommunikation.

Kommunikation ist nämlich nicht nur nach außen wichtig, sondern mindestens genauso nach innen. Denn nur informierte Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und dem eigenen Unternehmen auch verbunden. Daher ist die interne Kommunikation ein wichtiger Baustein für jedes erfolgreiche Unternehmen. Auch an Anlässen sollte es nicht mangeln, denn die meisten Mitarbeiter interessieren sich durchaus für die Vorgänge im Unternehmen, auch wenn diese nicht direkt davon betroffen sind. So können ganz allgemeine Informationen Anlass für einen Newsletter sein, wie Neuerungen im Unternehmen (z.B. Einführung Homeoffice), Geschäftsberichte oder den Aufbau eines neuen Standortes, aber auch bereichsbezogene Informationen, wie die Vorstellung neuer Mitarbeiter, der aktuellen Werbekampagne, Informationen zu neuen Software-Anwendungen oder es werden neugewonnene Kunden vorgestellt. Was für Mitarbeiter immer besonders interessant ist, sind zusätzliche Leistungen, wie Einladungen zu Firmenevents, Informationen zu Sportkursen, der aktuelle Kantinenplan oder Mitarbeiterrabatte.

Prinzipiell lässt sich sagen, je kleiner ein Unternehmen ist, umso persönlicher ist die Kommunikation untereinander und auch über die verschiedenen Ebenen hinweg. Aber persönliche Gespräche, Workshops oder Versammlungen stoßen schnell an ihre Grenzen, auch wenn der direkte Dialog positiv zu bewerten ist. Zum einen ist ab einer bestimmten Personenzahl ein Austausch auf diese Weise organisatorisch nur noch schwer zu bewerkstelligen und zum anderen fehlt die Verbindlichkeit. Der ein oder andere hat doch etwas falsch verstanden oder nicht mitbekommen und handelt dann dementsprechend auch nicht wie gewünscht.

Anders sieht es bei einer medialen Kommunikation aus, die für jeden nachvollziehbar ist. Die Kanäle, die dafür bedient werden, sind vielfältig: Mitarbeiter Magazin, Intranet, Videos, Social Media, Handbuch, Chat, Blog, Newsletter… Bei größeren Unternehmen bildet das Intranet oft die Basis, denn insgesamt wird mittlerweile überwiegend auf digitale Lösungen gesetzt. Ein klarer Favorit ist der eLetter, das interne Pendant zum klassischen Newsletter für die externe Kommunikation.

Das spricht für E-Mails bei der internen Kommunikation:

Infografik mit weiteren Vorteilen, Anlässen und Umsetzungstipps

Zentrale und dezentrale interne Kommunikation kombinierbar:

Interne Newsletter müssen nicht immer nur von der Geschäftsführung oder der Kommunikationsabteilung kommen. So kann es auch sinnvoll sein, wenn einzelne Abteilungen z.B. Informationen über IT-Umstellungen oder neugewonnene Kunden direkt weitergeben. Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl, senkt die Barrieren zwischen den einzelnen Abteilungen und wirkt hierarchischen Strukturen etwas entgegen.

Als nächstes stellt sich die Frage, reicht es einfach eine Rundmail zu schreiben, die vielleicht noch ein nettes Bild enthält oder sollte das Ganze etwas professioneller erfolgen? Klar bei einem Zehn-Mann-Unternehmen wird eine einfache Rundmail reichen. Bei größeren Unternehmen kann das schon ganz anders aussehen.

Ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool ist bei vielen Unternehmen schon für die externe Kommunikation vorhanden. Warum dieses dann nicht auch für die eigenen Mitarbeiter nutzen?

Im Vergleich zu einer einfachen und schlichten E-Mail bietet ein professioneller eLetter einige Vorteile:

• Professionelle eLetter können vorbereitet und terminiert werden.
• Durch das Anlegen und Nutzen von Zielgruppen, können die entsprechenden Mitarbeiter einfach selektiert werden und es wird niemand vergessen, aber auch nicht unnötig belästigt.
• Mit einem entsprechend gestalteten Erscheinungsbild (Template) erfolgt auch intern eine Markenbildung und -wahrnehmung. Dabei gelten die gleichen Anforderungen wie bei der externen Kommunikation: benutzerfreundlich und konsistent.
• eLetter lassen sich einfach personalisieren und individualisieren.
• Automationen sind möglich: Eine automatisierte Kampagne, die Sie z.B. für eine Konferenz erstellt hatten, können Sie auch etwas angepasst für das Sommerfest oder eine interne Schulung nutzen. Auch Willkommens- und Einarbeitungskampagnen oder datumsgesteuerte Mailings (Geburtstag, Danke für 3 Jahre Unterstützung) können einfach vorbereitet und realisiert werden.
  
• Ein professionelles Mailing-System lässt zudem eine Erfolgsmessung zu. So sehen Sie, welche Themen für die Mitarbeiter besonders interessant sind oder welche Themen vielleicht besser aufbereitet werden müssen, um mehr Gehör zu finden.
• Teamwork wird unterstützt: Gerade bei Konzernstrukturen arbeitet oft nicht nur eine Person an der entsprechenden Mitteilung. Bei professionellen Lösungen ist es ein Leichtes, die verschiedenen Verantwortlichen mit in die Erstellung einzubinden.
• Auch praktisch ist, dass eLetter zentral archiviert werden und es bei diesen auch keine Probleme mit eventuellen Datenschutzanforderungen gibt.

Wenn nicht auf ein bereits vorhandenes E-Mail-Marketing-Tool zurückgegriffen werden kann oder soll, gibt es bei der Auswahl einiges zu beachten, denn mit der Entscheidung für ein System wird meist eine langfristige Bindung eingegangen. Wichtige Faktoren bei der Auswahl sind: das Betriebsmodell, der nötige Funktionsumfang, notwendige Schnittstellen zu vorhandenen Datenbanken und Systemen, sowie die Nutzung eines Supports und natürlich die Kosten.

Zudem ist es wichtig zu wissen, ob man auf eine cloudbasierte Variante oder auf eine on Premise-Lösung setzen möchte. Hier muss intern abgeklärt werden, auf welche Schwerpunkte besonders Wert gelegt werden soll. Dazu ein kurzer Vergleich der wichtigsten Vor- und Nachteile: