Autoresponder (automatisierte Antwort)

Die aus dem Englischen stammende Bezeichnung Autoresponder oder Autoreply, bedeutet so viel wie automatische Antwort. Unter Autoresponder versteht man einen Mechanismus, der automatisch eine Antwort auf eine eingehende E-Mail versendet.

Autoresponder kommen in verschiedenen Bereichen und Situationen zum Einsatz: vor allem Abwesenheits-Nachrichten, die Bestätigung einer Bestellung, Änderungen der Ansprechpartner oder E-Mail-Adressen sowie Unzustellbarkeits-Nachrichten.

Zu der bekanntesten Variante zählen die „Out of Office“ Meldungen, die verschickt werden, wenn eine E-Mail im Postfach eingeht und ein Autoresponder eingestellt ist. Solchen Meldungen begegnet man häufig. Oft lauten sie wie folgt oder ähnlich: „Bin erst ab Montag wieder im Büro, bitte melden Sie sich in dringenden Fällen bei XY“ oder aber auch „Aufgrund eines erhöhten E-Mail-Aufkommens, kann unsere Antwort bis zu 7 Werktage in Anspruch nehmen“.

Aber auch E-Mails, die aufgrund einer bestimmten Handlung eines Interessenten oder Kunden hin versendet werden, kann man unter dem Begriff Autoreply vestehen. Dieser sogenannte Trigger (Auslöser) kann beispielsweise ein Eintrag auf einer Landingpage oder Website sein, die Bestellung eines Produktes oder eine Anmeldung zum Newsletter. Solche vollautomatisierten Emails können Sie auch mit dem E-Marketing-Manager umsetzen.

Autoresponder können auch Bestandteil einer Email-Kampagne sein. In diesem Fall wird häufig der Begriff der Follow-Up-Email verwendet, bei der mehrere automatisierte Antort-Emails aufeinanderfolgen, wie beispielsweise die Bestell- und Versandbestätigung eines Produktes.

Bei der klassischen Abwesenheitsnotiz teilen Sie dem Empfänger mit ab wann Sie wieder erreichbar sein werden. Auch ob und wie Sie in der Zwischenzeit mobil zu erreichen sind oder wer Sie gegebenenfalls in wichtigen Angelegenheiten vertritt, sollte im Autoresponder-Inhalt stehen. Sollten Sie eine Vertretung haben, teilen Sie den Empfängern die vollständigen Kontaktinformationen der Vertretung mit und ob die E-Mail von der Vertretung bearbeitet wird oder ob er sein Anliegen noch einmal an die Vertretung senden soll.

Im Internet finden Sie diverse Mustervorlagen für Autoresponder-Texte in Deutsch und Englisch. Im Idealfall erreichen Sie mit der Autoreply-Email, dass beim Empfänger keine Fragen offen bleiben.